Закупочные процедуры и запросы информации

У компаний, решивших внедрить собственную электронную торговую площадку или полноценную систему управления закупками, может возникнуть немало вопросов. Эксперт компании «Фогсофт» Сергей Юров отвечает на некоторые из них.

Начнем с главного вопроса: как сделать закупки крупного предприятия эффективнее?

Прежде всего, надо сказать, что «закупки на бумаге» никак нельзя назвать эффективными, и без специальных электронных систем сегодня уже не обойтись. С этим, я думаю, все согласятся. Другой вопрос - как правильно и эффективно применять электронные системы закупок, какую систему выбрать, на какого разработчика положиться. Сейчас на рынке программного обеспечения не так много предложений, но и из тех, что есть, тоже нужно как-то выбрать. И выбор этот должен быть обоснован задачами конкретного предприятия.

Хорошо, тогда проясним терминологию. Торговая площадка и система управления закупками – синонимы?

Это очень важный момент. Если коротко, то электронная торговая площадка (ЭТП)— это сайт в сети Интернет, который предоставляет средства автоматизации для проведения, продажи или закупки товаров, работ и услуг.Электронная торговая площадка – часть системы управлениязакупками. Если ЭТПотвечает исключительно за взаимодействие между покупателями и продавцами в рамках закупочных процедур и запросов информации, то система управления закупками решает и другие задачи. Например, обеспечивает планирование закупок,исполнение договоров, бюджетирование, сбор иобработку статистической информации и так далее. Системой управления закупками можно назвать довольно широкий диапазон программных инструментов. Такая система может автоматизировать лишь некоторые процессы, связанные с проведением закупок, или может обеспечить эффективную работу всех отделов, связанных с закупками, включая логистику, склад, бухгалтерию и пр.

Если говорить о собственных закупочных системах, что компании внедряют себе чаще — электронные торговые площадки или все-таки системы управления закупками?

Если приобретают решение для себя, то обычно это электронная торговая площадка, включающая некоторые элементы системы управления закупками. Когда площадку заказывают с целью оказания услуг для кого-то (сторонняя ЭТП), то это обычно в чистом виде электронная торговая площадка.

У некоторых разработчиков, специализирующихся на системах электронной торговли, фигурирует понятие «платформа». Поясните его значение.

Создание системы управления закупками — задача непростая, и за месяц разработать с нуляэто сложное программное решение невозможно. Для этого требуется использование предыдущих наработок, которые включают в себя весь опыт и знания разработчика, накопленные за длительный период времени.Платформа — это опыт компании в той или иной сфере. Она может включать коробочные версии продуктов, набор библиотек, компонентови даже инфраструктуру сопровождения. Все это является частью платформы.У серьезных разработчиков платформа становится брендом.

Как выбрать разработчика системы управления закупками? Какие подводные камни существуют?

По большому счету, выбирать следует не разработчика, а платформу, которую он предлагает.Если, общаясь с потенциальным разработчиком, вы почувствуете, что он понимает ваши проблемы, то с большой вероятность можно сказать, что в его платформе содержится соответствующая функциональность, отражен соответствующий опыт, а значит, он сможет в реальности решать ваши задачи.Вот краткий алгоритм эффективного общения с разработчиком:

1. Обсудите с потенциальным разработчиком существующее у вас положение о закупках (если таковое есть, конечно). Уточните, как будет реализованы основные этапы вашей закупочной деятельности, будут ли учтены ваши бизнес-процессы.

2. Запросите презентацию системы. Разработчики охотно представят свои наработки и ответят на интересующие вопросы, и вы сможете увидеть, насколько удобно предлагаемое вам решение.

3. Узнайте стоимость предлагаемого вам программного решения. Уточните, что входит в эту стоимость: какая функциональность, документация, обучение, сопровождение и т.п., чтобы ясно понимать, за что именно вы платите. Если предлагаемый продукт стоит дешевопо сравнению с другими решениями на рынке, то возникают вопросы: у данного поставщика очень хороший тираж (он продает много площадок), и поэтому может себе позволить низкие цены?Или, если такого тиража нет, то за счет чего он такие цены предлагает? Скорее всего, за счет отсутствия собственного опыта, или продукт находится на стадии запуска продаж.

Если, конечно, деньги— принципиальный вопрос, то можно попробовать поработать с таким поставщиком. Но опыт показывает, что подобные решения в 80-90% случаев вообще не доходят до стадии промышленнойэксплуатации. В остальных случаях выясняется, что к тому времени, когда ваша система дойдет до стадии промышленной эксплуатации (с нуля это займет от года и более), стоимость вашей системы управления закупками будет выше, чем у брендов, представленных на рынке.

4. Важным вопросом является стоимость владения площадки. Уточните, сколько будет стоить сопровождение, какие услуги будут входить в стоимость сопровождения, можно ли заказать расширенное сопровождение?

5. Попросите разработчика предоставить отзывы и рекомендации его клиентов.Пообщайтесь с теми, кому интересующий вас разработчик уже внедрял подобную систему.Важно узнать, на какой срок вам передается лицензия на использование системы управления закупками или ЭТП.

6. Учтите еще один важный аспект. При эксплуатации электронной торговой площадки обычно требуется несколько экземпляров системы. Один — промышленный, а второй — для тестовых целей. Его также можно использовать для обучения ваших сотрудников прежде, чем они смогут начать работать наплощадке, где идут реальные торги. Кроме того, здесь можно моделировать проблемные ситуации.

Такжебывает полезен экземпляр системы на резервном сервере, который не эксплуатируется, но стоит в «горячем старте» иначинает работать, когда на него переключится основная площадка в случае возникновения проблем.

Уточните у разработчика, входят ли все эти экземпляры в комплект поставки, или за них придется заплатить отдельно.Заранееоб этом мало кто задумывается, а когда доходит до дела,выясняется, что это стоит отдельных денег, обычносравнимых со стоимостью площадки.

7. Обговорите с разработчиком его участие в последующей эксплуатации площадки. Не рекомендую отдавать разработчику на аутсорсинг последующую эксплуатацию. Вы получаете якобы собственную площадку, не имея возможности полностью ей управлять.

8. Убедитесь, что разработчик дает гарантийное сопровождение, в рамках которого он в течение определенного времени (обычно около полугода) устраняет ошибки и производит мелкие доработки системы.