Закупочные процедуры и запросы информации: на актуальные вопросы отвечает эксперт «Фогсофт» Сергей Юров.
В закупочном процессе всегда возникает необходимость выбора процедур, с помощью которых организациянаходит исполнителей своих заказов. В каждой конкретной закупке свой рецепт эффективности и выбор процедуры зависит от целей, которые заказчик хочет достигнуть. Если вы закупаетеболты, то вам нужна максимально простая процедура, чтобы минимизировать затраты, если покупаете какой-тостандартный товар– минимизироватьцену, если что-то нетипичное— нужно определить наиболее важные критерии выбора товара или услуги и проводить отбор по этим критериям.
Эксперт компании «Фогсофт» Сергей Юров поделился с нашими читателями некоторыми секретами закупочного мастерства.
Какие виды закупочных процедур существуют?
Все процедуры, связанные с закупочным процессом предприятия,можно разделить на два типа. Это непосредственно закупочные/торговые процедуры и запросы информации.
Закупочные и торговые — синонимы в данном случае. В Гражданском кодексе РФ упоминается всего две процедуры данного типа: конкурс и аукцион. Согласно ГК РФ, в торгах посредством аукциона выигрывает поставщик, предложивший наименьшую цену, а победителем конкурса становится лицо, которое по заключению конкурсной комиссии, заранее назначенной организатором торгов, предложит лучшие условия.Аукционы и конкурсы могут включать в себя также «доторжки/переторжки» и предквалификационные процедуры.
К процедуре запроса информации относятся: запрос предложений и запрос котировок (цен), когда тот, кто хочет закупить те или иные товары, работы или услуги, только запрашивает информацию у своих потенциальных поставщиков, но при этом никаких обязательств не несет. Например, организатор запроса цен может отказаться от закупки, илизакупить у кого-то из участников, который ему просто приглянулся (не обязательно лучшим ценовым предложением!), или отдать заказ тому, кто в процедуре не участвовал.
Нередко у нас происходит подмена понятий, и торговыми процедурами почему-то становятся запросы предложений или цен, обязывающие приобрести товар у того, кто предложит наилучшие условия. Это происходит из-за непонимания терминологии.
Более того, запросы информации Гражданским кодексом не регулируются. Часто регламентом проведения запроса предложений предусмотрено обязательство заказчика приобрести товар у поставщика, предложившего лучшие условия.
Сергей, в чем преимущества и недостатки процедур, связанных с запросом информации?
Основное преимущество запросов информации в том, что заказчик ничем не связан. Он лишь запросил информацию, а дальше принимает решение — покупать или не покупать вообще данный товар, купить у одного из участников или у третьей стороны. Для заказчиков есть и минусы, конечно. Рассматривая свое участие в подобной процедуре, поставщик заранее знает, что это просто запрос информации и что если он предложит очень хорошие условия, заказ ему могут и не отдать. Тогда он либо отказывается от участия, либо предлагаетуже другие, менее выгодные условия. В этом заказчики явно не заинтересованы.
Кроме того, в случае запроса информации у поставщиков нет обязательств перед заказчиком. На требование заказчика о поставке по заявленному предложениюпоставщикможет ответить, что поставлять не будет, мол, я только информацию тебе дал.
Расскажите о применении в торговых процедурах так называемых «доторжек» и «переторжек».
Доторжками и переторжками называют некоторые действия,проводимые после основной торговой процедуры. По сути, это попытка заказчика улучшить условия, которые предложили поставщики. Выглядит это примерно так: после того, как все поставщики предложили цены в рамках аукциона, организатор торгов говорит: «А теперь, ребята, улучшите-ка свои ценовые предложения…». Или еще хуже: «А давайте ценовые предложения не дороже 50 рублей», например. При этом к переторжке могут пригласить не всех участников.
Обычно возможность переторжек и доторжек оговаривается заранее, а будут ли они проводиться, или нет, определяется в процессе торгов. Более того, переторжек может быть и несколько.
Поставщики доторжки/переторжки, конечно, не жалуют. А кто любит, когда из тебя выжимают последние соки? Поставщики обязательно заложат себе возможность упасть на переторжке, предложив завышенную цену в рамках основной торговой процедуры. На мой взгляд, переторжка — излишнее усложнение. Если вы хотите, чтобы люди «торговались», проводитеаукцион с открытой формой подачи ценового предложения.
Почему в госзакупках все «ругают» аукцион? И в каких случаях актуально его применение?
Основной недостаток аукциона втом, что единственным критерием отбора здесь является цена. Если кто-то предложил самую низкую цену, то ты хочешьне хочешь, а обязан это купить. А этоможет быть совсем ненадежный поставщик, например. Кроме того,у него может не оказатьсякомпетенции для поставки вашего сложного товара или ваших сложных работ.
С другой стороны, если проводится аукцион на поставку некоторого типового товара, например, конкретной модели мониторов, то, по большому счету, какая мне разница, у кого его купить. Здесь целесообразен аукцион. Но это если для нас не существенны условия поставки. Если нам важно еще и когда поставят — кто-то поставит через день, кто-то через неделю, а кто-то через месяц, а нам надо завтра — тогда разумно провести запрос предложений, где попросить людей сообщить цену и планируемый срок поставки.
А конкурс? В чем его недостатки?
Главный минус конкурса в том, что все зависит от критериев отбора, которые определяет заказчик. Если грамотносформулированы адекватныекритерии, то вы закупите то, что нужно, в противном случае вы, видимо, будете вынужденызакупаться чем-нибудь непонятным.
ГК РФ определяет, что победителем конкурса признается тот, кого комиссия признала лучшим по любым важным для нее критериям. Если комиссия смогла определить критерии отбора поставщика, которые вас устроят, то у такой процедуры, как «конкурс», практически нет недостатков.
Обычно конкурсы проводятся для закупки нетиповых позиций, например, сложных корпоративных программных решений, когда заказчика помимо цены волнуют другие параметры. К слову, здесь может быть актуален и запрос информации.
Поясните отличие закрытых и открытых закупочных процедур и актуальность их применения на практике.
Следует уточнить, что процедуры могут быть закрытыми и открытыми как по составу участников, так и по форме подачи ценового предложения. Если заказчик закупает что-то регулярно, то, вероятнее всего, у него уже есть круг надежных поставщиков, которых он приглашает на закрытые процедуры. Для нерегулярных закупок целесообразно будет провести процедуру, открытую по составу участников.
Что касается формы подачи ценовых предложений, «закрытыми» называют ценовые предложения, которые «запечатываются в конверты»в электронной или бумажной форме. Под открытой формой подачи ценового предложения подразумеваются предложения, которые доступны для просмотра всем. Если вам необходимо большее снижение цены, то рекомендую именно этот вариант.
Сергей, расскажите о предквалификационых процедурах. Как грамотно их организовать?
В рамках предквалификационых процедур организация может запросить у своего потенциального поставщика информацию о соответствии его определенным критериям. На основании полученных данных принимается решение о допуске поставщика к вашим процедурам или отказе в дальнейшем сотрудничестве.
Предквалификацию можно проводить непосредственно в процессе закупочной процедуры, когда среди прочих вопросов задаются квалификационные вопросы. При регулярных закупках имеет смысл провести квалификацию отдельной процедурой. В случае, когда требуется закупить нечто хорошо специфицированное (например, монитор, который я уже упоминал), предквалификация не понадобится. Подходящим вариантом здесь будет традиционный аукцион или запрос предложений.
Сергей, отличается ли алгоритм принятия решения по выбору закупочной процедуры, когда ты проводишь торги в электронной или бумажной форме?
Алгоритм один, а вот трудозатраты несоразмерные. Поскольку взаимодействие с участниками происходит с использованием средств автоматизации и телекоммуникации и не требует физического присутствия участников, то это взаимодействие можно осуществить быстрее, эффективнее и удобнее.
